PRIVACY POLICY KLANTEN

We willen uw persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van u als natuurlijke persoon verwerken en wat de doeleinden zijn. Verder wordt ook uitgelegd welke rechten u hebt om uw privacy te garanderen en eventueel te verbeteren.

Wie zijn wij?

Uw gegevens worden verwerkt door Menzenco BVBA met maatschappelijke zetel te Gevaerts-Zuid 15,8730 Beernem, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0478.041.833
Binnen onze organisatie zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben. Indien u bijkomende vragen heeft en/of meer informatie wenst, kunt u ons steeds contacteren op het volgende contactadres info@menzenco.be

Of (indien van toepassing) kunt u onze interne contactpersoon contacteren:
Naam: Vallaeys Mieke – E-mail: mieke@menzenco.be

 

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

• Gegevens die we rechtstreeks verzamelen
• Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen

Dit kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap, of het gaat om gegevens die u zelf publiek hebt gemaakt, zoals informatie op uw website, …

Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in uw streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Ook informatie op bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen en Graydon behoren hiertoe.

Wat u ons vertelt kan worden verwerkt:
Als u ons telefonisch contacteert, kan onze receptie uw voornaam en naam en uw telefoonnummer noteren om een contactoverzicht op te bouwen en te bekijken wie gebruikmaakt van onze dienstverlening.

 

Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens?

Naargelang van de situatie heeft Menzenco bepaalde informatie van u nodig om bepaalde diensten te kunnen aanbieden. De informatie die Menzenco opvraagt en waarmee wij u kunnen identificeren, wordt persoonsgegevens genoemd. Hieronder kunt u per situatie nagaan waarom Menzenco deze persoonsgegevens opvraagt en waarvoor uw persoonsgegevens zullen worden gebruikt.

Uw gegevens worden naargelang van het geval gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Voor contactpersonen bij klanten of prospects bij een eerste contactname met Menzenco: uw gegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Doordat u een contract sluiten met ons dienen wij te beschikken over de nodige persoonsgegevens om onze dienstverlening, die vervat zit in het contract, te kunnen aanbieden. 
  
  Dit is voornamelijk het versturen van informatie in het kader van:
  – Uitwisselingen rond assessment & development centers
  – Uitwisselingen rond consulting
  – Uitwisselingen rond coaching
  – Uitwisselingen rond training en workshops
  – Uitnodigingen over events

  De persoonsgegevens die worden verzameld worden administratief en boekhoudkundig verwerkt. Indien u niet wilt dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het niet mogelijk om de dienstverlening waarvoor u contractueel met ons verbonden bent uit te voeren.

• Potentiële nieuwe contacten door het overhandigen van het visitekaartje: indien u ons op de een of andere manier een visitekaartje heeft overhandigd, nemen wij u op in onze database. Wij gaan er hier van uit dat u door de overhandiging ook uw uitdrukkelijke toestemming geeft om te worden opgenomen in onze database.
  Bovendien slaan wij ook de publiek toegankelijke gegevens die wij over u vinden op in onze database. Wij gaan ervan uit dat wij deze persoonsgegevens ook mogen bewaren vermits u deze publiek toegankelijk hebt gemaakt.

• Voor leveranciers: de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst worden verzameld. Het gaat dan voornamelijk om e-mailadressen van contactpersonen om een gemakkelijke communicatie mogelijk te maken.

Wie ontvangt mijn persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven aan andere partijen.
Menzenco verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 3 vermelde doelen. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.
Bij het organiseren van evenementen kunnen wij uw persoonsgegevens (zoals naam en voornaam) wel doorgeven aan externe partijen die de evenementen organiseren en dit louter om organisatorische redenen en eveneens in het kader van veiligheid.

Wij werken samen met een aantal derde partijen die uw persoonsgegevens ook kunnen inkijken. Het gaat om de volgende ontvangers:

• Accountants & consultants in het kader van fiscale ondersteuning
• ICT-dienstverleners

Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 3 te verwezenlijken.
Uiteraard bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met mogelijke wettelijke verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen die gelden. Bijv. voor facturen is dit 7 jaar.

 

Welke rechten kan ik uitoefenen om de bescherming van mijn persoonsgegevens te garanderen?

U kunt uw gegevens inkijken
Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen.
Menzenco zal u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden. Wij kunnen nu reeds bevestigen dat er géén bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid, …).
U kunt een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld.

U kunt uw gegevens laten verbeteren
Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres,…), dan kunt u dit steeds laten verbeteren of vervolledigen.

U kunt uw gegevens laten verwijderen
Indien u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben, dan kunt u vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.

U kunt vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt
Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken.
Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.

U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij
Indien u dit wenst, kunt u aan ons vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De Verordening voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht.

U kunt soms weigeren dat uw gegevens volledig automatisch worden verwerkt
Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. Wij maken hier echter geen gebruik van met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
Mocht dit toch het geval zijn en als u het niet eens bent met zo’n volledig geautomatiseerd proces, dan kunt u bezwaar indienen hiertegen, zodat uw persoonsgegevens niet meer op deze manier worden verwerkt.
Ook hier gelden een aantal uitzonderingen, die geval per geval moeten worden beoordeeld.

U kunt uw toestemming intrekken
Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming (zie punt 3), kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen.
Indien u een of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, gelieve dan contact op te nemen met ons op bovenstaand contactadres en duidelijk te specifiëren welk recht u wilt uitoefenen.
Bovendien melden we u dat u te allen tijde klacht kunt indienen bij de toezichthoudende autoriteit indien u meent dat wij uw rechten zoals hierboven opgenomen niet naleven.

 

Gebruik van Cookies

Menzenco maakt gebruik van technologie die doorgaans aangeduid wordt met de term “cookies”, om de website te beheren en ervoor te zorgen dat hij de functies biedt die je ervan verwacht. Cookies zijn kleine bestanden die wij naar je computer sturen en waar we later naar kunnen teruggrijpen. Cookies helpen ons je gebruikservaring op onze website zo vlot en relevant mogelijk te maken. Ze tonen ons wat bezoekers op deze website doen, en dat helpt ons de algemene ervaring voor iedereen te verbeteren.

Er bestaan verschillende soorten cookies. Deze website maakt gebruik van:

• Functionele cookies zijn nodig om de diensten uit te voeren die je aanvraagt en dus noodzakelijk om deze websites naar behoren te laten functioneren. De informatie in kwestie registreert geen specifieke gegevens van de individuele gebruiker.
• Geanonimiseerde analytische cookies: Deze anonieme cookies van vb. Google Analytics verzamelen anonieme informatie over de manier waarop bezoekers omgaan en reageren op de inhoud van onze website. Op die manier kunnen wij onze website nog beter vormgeven. De informatie in kwestie registreert geen specifieke gegevens van de individuele gebruiker, maar wordt gebruikt om op totaalniveau webstatistieken te creëren en te analyseren.

PRIVACY POLICY COACHEES & KANDIDATEN

Wij vinden uw privacy belangrijk! Binnen Menzenco gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle werknemers. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.

Wie contacteren in geval van vragen?

Menzenco met maatschappelijke zetel te Gevaerts-Zuid 15, 8730 Beernem en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen, is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Menzenco  verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding. Uw rechten vindt u terug in punt 6 hieronder.

Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

“alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie.

Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

“Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.”

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze kandidaten. Het gaat over de volgende persoonsgegevens:
Curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens de coachingsgesprekken, het assessment center, de workshops etc
De persoonlijkheidstesten, rollenspelen, vragenlijsten,…

Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

Uw cv, motivatiebrief en notities gemaakt tijdens onze contacten, evenals de testen, proeven en vragenlijsten, worden verwerkt met als doel het doorlopen van het coachings- of sollicitatietraject.

Duur van de verwerking

De persoonsgegevens van coachees / kandidaten worden 7 jaar na de eerste inschrijving bijgehouden. Na het verstrijken van de termijn van 7 jaar zult u opnieuw gecontacteerd worden met de melding dat u nog steeds in onze database zit. Indien gewenst, kan u ons meedelen dat u dit niet langer wenst.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving.

Wat zijn uw rechten als coachee/kandidaat?

Recht op toegang en inzage
U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.

Recht op verbetering, verwijdering en beperking
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dossieradministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken. U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

Recht van verzet
U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Recht van gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.

Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

Uitoefening van uw rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met:
Mieke Vallaeys – mieke@menzenco.be – 0479/73.82.83

Klachten

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.

Doorgifte aan derden

Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.

Uw assessmentrapport, naam, voornaam, en het dossier dat we samenstellen na de sollicitatieprocedure, zullen ook worden doorgegeven aan onze klanten ingeval u wordt voorgesteld.

Uw kandidatendossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.

Gebruik van Cookies

Menzenco maakt gebruik van technologie die doorgaans aangeduid wordt met de term “cookies”, om de website te beheren en ervoor te zorgen dat hij de functies biedt die je ervan verwacht. Cookies zijn kleine bestanden die wij naar je computer sturen en waar we later naar kunnen teruggrijpen. Cookies helpen ons je gebruikservaring op onze website zo vlot en relevant mogelijk te maken. Ze tonen ons wat bezoekers op deze website doen, en dat helpt ons de algemene ervaring voor iedereen te verbeteren.

Er bestaan verschillende soorten cookies. Deze website maakt gebruik van:

Functionele cookies zijn nodig om de diensten uit te voeren die je aanvraagt en dus noodzakelijk om deze websites naar behoren te laten functioneren. De informatie in kwestie registreert geen specifieke gegevens van de individuele gebruiker.

Geanonimiseerde analytische cookies: Deze anonieme cookies van vb. Google Analytics verzamelen anonieme informatie over de manier waarop bezoekers omgaan en reageren op de inhoud van onze website. Op die manier kunnen wij onze website nog beter vormgeven. De informatie in kwestie registreert geen specifieke gegevens van de individuele gebruiker, maar wordt gebruikt om op totaalniveau webstatistieken te creëren en te analyseren.